Politika zasebnosti

1. Kdo smo

Portal Etažnik je v lasti in upravljanju družbe VANUNSA d.o.o., Graščinska cesta 11, 3312 Prebold, Slovenija (davčna številka 39132765, matična številka 3868087000).

Za vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov in za uveljavljanje pravic smo dosegljivi na info@etaznik.com.

Pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (DPO) trenutno nimamo imenovane. Vsa vprašanja obravnavamo na zgoraj navedenem naslovu.

2. Naša vloga: obdelovalec in upravljavec

Pri portalu Etažnik nastopamo v dveh različnih vlogah in od tega je odvisno, na koga se obrnete.

Kot OBDELOVALEC obdelujemo osebne podatke, ki jih v portal vnese upravniško podjetje ali njegovi uporabniki — podatke etažnih lastnikov, stanovalcev, izvajalcev, dokumente, obračune, prijave napak in podobno. O namenih in sredstvih te obdelave odloča upravniško podjetje, ki je upravljavec teh podatkov. Mi podatke obdelujemo izključno po njegovih navodilih in na podlagi pogodbe o obdelavi osebnih podatkov (28. člen GDPR).

Kot UPRAVLJAVEC obdelujemo podatke, o katerih odločamo sami: podatke obiskovalcev spletne strani, povpraševanja in prošnje za demo, podatke, potrebne za upravljanje uporabniških računov in varnost portala, ter podatke naših poslovnih strank.

Praktična posledica: če ste etažni lastnik ali stanovalec in želite uveljaviti svoje pravice glede podatkov v portalu, se najprej obrnite na svojega upravnika. Če se obrnete na nas, vašo zahtevo brez odlašanja posredujemo upravniku in vas o tem obvestimo.

3. Katere podatke obdelujemo

Obseg je odvisen od vaše vloge v portalu. Spodaj so navedene vse kategorije podatkov, ki jih portal dejansko obdeluje.

• Podatki o računu: ime in priimek, elektronski naslov, telefonska številka (neobvezno), profilna slika (neobvezno), izbrani jezik in prikazna valuta, čas zadnje prijave.
• Podatki o povezavi s stavbo in enoto: stavba, vhod, številka enote, vrsta razmerja (lastnik, najemnik, podnajemnik, skrbnik, družinski član), datum vselitve in izselitve, solastniški delež.
• Podatki o gospodinjstvu, ki jih vnesete sami: število oseb v enoti in število hišnih ljubljenčkov.
• Vsebina, ki jo ustvarite v portalu: prijave napak in njihovi komentarji ter priloge, sporočila, objave v klepetu stavbe, glasovnice, naložene dokumente.
• Finančni podatki, vezani na upravljanje stavbe: stroški, obračuni stanovalcem, transakcije rezervnega sklada, računi dobaviteljev.
• Prijavni in varnostni podatki: zgoščena vrednost gesla (gesla nikoli ne hranimo v berljivi obliki), zgoščene vrednosti enkratnih kod za dvofaktorsko prijavo, zgoščene vrednosti žetonov za zaupane naprave in za ponastavitev gesla.
• Revizijska sled: kdo je kdaj kaj naredil v portalu, skupaj z naslovom IP in podatkom o brskalniku (User-Agent).
• Povpraševanja s spletne strani: ime, elektronski naslov in vsebina sporočila, ki ga pošljete prek kontaktnega obrazca ali prošnje za demo.
• Piškotki: portal uporablja izključno lastne piškotke, ki so našteti in pojasnjeni na strani o piškotkih.

Portal ne obdeluje posebnih vrst osebnih podatkov (npr. zdravstvenih podatkov ali podatkov o veroizpovedi) in ni namenjen njihovemu vnosu. Prosimo, da jih v prosta besedilna polja ne vnašate.

4. Nameni in pravne podlage

Kot obdelovalec podatke obdelujemo za namene, ki jih določi upravniško podjetje, in na pravni podlagi, ki jo določi ono — običajno je to izvajanje pogodbe o upravljanju in izpolnjevanje obveznosti upravnika po Stanovanjskem zakonu (SZ-1).

Kot upravljavec obdelujemo podatke na naslednjih pravnih podlagah:

• Izvajanje pogodbe (točka (b) prvega odstavka 6. člena GDPR): vzpostavitev in vodenje uporabniškega računa, zagotavljanje delovanja portala, komunikacija v zvezi s storitvijo.
• Zakoniti interes (točka (f)): varnost portala in preprečevanje zlorab — omejevanje števila prijavnih poskusov, revizijska sled, varnostna opozorila skrbnikom, odkrivanje nepooblaščenih dostopov. Naš interes je zaščita podatkov vseh uporabnikov, kar smo presodili kot prevladujoč nad manjšim posegom, ki ga pomeni beleženje dostopov.
• Zakonita obveznost (točka (c)): hramba računovodskih listin in izdanih računov v skladu z davčno in računovodsko zakonodajo.
• Privolitev (točka (a)): za morebitne neobvezne piškotke ter za pošiljanje obvestil, ki niso nujna za delovanje storitve. Privolitev lahko kadar koli prekličete, preklic pa ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

Osebnih podatkov ne uporabljamo za profiliranje, za samodejno sprejemanje odločitev s pravnim učinkom, niti za oglaševanje. Portal ne vsebuje analitičnih ali oglaševalskih orodij tretjih oseb.

5. Komu podatke posredujemo

Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim osebam za njihove lastne namene. Posredujemo jih le naslednjim obdelovalcem, ki so za nas nujni za delovanje storitve:

Naložene datoteke (dokumenti, fotografije, priloge) so shranjene na istem strežniku v Sloveniji kot podatkovna baza in se ne posredujejo v zunanje storitve za shranjevanje.

Podatke lahko razkrijemo tudi pristojnim organom, kadar to zahteva zakon.

6. Prenos podatkov izven EU

Vsi podatki portala so shranjeni v Sloveniji. Ena sama obdelava poteka izven Evropskega gospodarskega prostora, zato jo posebej izpostavljamo.

Če upravnik uporabi funkcijo samodejnega razpoznavanja računov (OCR), se slika ali besedilo računa pošlje ponudniku Groq, Inc. v Združenih državah Amerike, ki iz nje izlušči podatke o dobavitelju, številki računa, znesku in datumu. Prenos poteka na podlagi ustreznih zaščitnih ukrepov iz 46. člena GDPR.

Račun za upravljanje stavbe lahko vsebuje osebne podatke, zato je uporaba te funkcije odločitev upravnika. Slika računa se po uspešni razpoznavi izbriše iz naše shrambe; če razpoznava ne uspe, se slika hrani še največ 24 ur za ponovni poskus in se nato izbriše.

Če upravniško podjetje te funkcije ne uporablja, prenosa izven EU ni.

7. Kako dolgo hranimo podatke

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, oziroma toliko, kolikor zahteva zakon.

Roki, ki jih določi upravniško podjetje kot upravljavec, imajo prednost pred zgoraj navedenimi, kadar so daljši in temeljijo na zakonu.

8. Vaše pravice

V zvezi s svojimi osebnimi podatki imate naslednje pravice:

• Pravica do seznanitve: da izveste, ali obdelujemo vaše podatke, in da pridobite njihovo kopijo.
• Pravica do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov.
• Pravica do izbrisa, kadar za obdelavo ni več pravne podlage.
• Pravica do omejitve obdelave.
• Pravica do prenosljivosti podatkov, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani in strojno berljivi obliki.
• Pravica do ugovora obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu.
• Pravica do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi.

Zahtevo pošljite na info@etaznik.com. Odgovorimo najpozneje v enem mesecu od prejema; v zapletenih primerih se rok lahko podaljša za dva meseca, o čemer vas obvestimo.

Če se zahteva nanaša na podatke v portalu, kjer nastopamo kot obdelovalec, jo posredujemo pristojnemu upravniškemu podjetju, ki je upravljavec, in vas o tem obvestimo.

Če menite, da obdelava krši predpise, imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu — Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, www.ip-rs.si, gp.ip@ip-rs.si.

9. Varnost podatkov

Izvajamo tehnične in organizacijske ukrepe, primerne tveganju. Med drugim:

• Vsa komunikacija s portalom je šifrirana (HTTPS/TLS z vsiljeno uporabo šifrirane povezave).
• Dvofaktorska prijava velja za vse vloge, brez izjem: poleg gesla je potrebna enkratna koda, poslana po elektronski pošti.
• Gesla so shranjena izključno kot zgoščene vrednosti (bcrypt); žetoni za ponastavitev gesla, vabila in zaupane naprave so shranjeni kot zgoščene vrednosti in ne v berljivi obliki.
• Število prijavnih poskusov je omejeno po naslovu IP in po računu; prekoračitve sprožijo varnostno opozorilo skrbnikom.
• Podatki posameznih organizacij so med seboj strogo ločeni; vsaka poizvedba se preverja na strežniški strani glede na organizacijo, stavbo, enoto in vlogo uporabnika.
• Vsako pomembno dejanje se zapiše v revizijsko sled.
• Varnostne kopije podatkovne baze se izdelujejo dnevno in so šifrirane; strežnik sam jih ne more odkleniti.
• Portal ne nalaga skript, pisav ali sledilnih tehnologij tretjih oseb; varnostna politika vsebine (CSP) to tudi tehnično preprečuje.

Noben sistem ni popolnoma varen. V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov, ki bi verjetno povzročila veliko tveganje za pravice posameznikov, o tem obvestimo nadzorni organ in prizadete posameznike v skladu z GDPR.

10. Piškotki

Portal uporablja izključno lastne piškotke, ki so nujni za delovanje (prijava, varnost, jezik, valuta) ali za shranjevanje vaše izbire glede piškotkov. Piškotkov za analitiko, oglaševanje ali sledenje ne uporabljamo.

Vsak posamezen piškotek, njegov namen in trajanje so našteti na strani o piškotkih, kjer lahko svojo izbiro tudi kadar koli spremenite.

11. Otroci

Portal je namenjen polnoletnim osebam — upravnikom, etažnim lastnikom, stanovalcem in izvajalcem. Podatkov otrok zavestno ne zbiramo. Če ugotovimo, da smo podatke otroka pridobili brez ustrezne podlage, jih izbrišemo.

12. Spremembe politike

Politiko lahko spremenimo, kadar se spremeni delovanje portala ali zakonodaja. Vsakokrat veljavna različica je objavljena na tej strani, z navedbo datuma zadnje posodobitve.

O pomembnejših spremembah, ki bistveno vplivajo na obdelavo vaših podatkov, vas obvestimo po elektronski pošti ali z obvestilom v portalu.

13. Kontakt

Za vsa vprašanja o tej politiki in za uveljavljanje pravic smo dosegljivi na info@etaznik.com.

Piškotki · Pogoji poslovanja